Verzendt u van buiten de EU? Gebruik DHL Express, niet de gewone post

Elke week krijgen we hetzelfde bericht van een bezorgde klant: "Ik heb mijn EMM twee weken geleden verstuurd en de tracking zegt dat hij weer naar mij terugkomt." Bijna altijd is het pakket verstuurd met een nationale postdienst en aan de Nederlandse grens geweigerd. De unit bereikt onze werkplaats nooit, en de klant is geld kwijt en weken verder.

Dit is geen Royal Mail-probleem. Het geldt voor elk pakket dat van buiten de EU naar ons wordt verstuurd, met welke nationale vervoerder dan ook: Royal Mail, PostNL, USPS, Canada Post, Australia Post, La Poste, Deutsche Post of een andere. Het voorbeeld hieronder is toevallig een Royal Mail-zending, maar de fout is voor allemaal identiek, omdat geen van hen gebouwd is om een commercieel artikel door de EU-douane te krijgen.

Dat is geen pech. Dit is precies wat de gewone post doet met een commerciële grensoverschrijdende zending zonder douanepapieren. De tracking hieronder is van een echt klantpakket, en is een schoolvoorbeeld van waarom het keer op keer misgaat.

Wat hier werkelijk gebeurde

Lees van onder naar boven. Het pakket werd op vrijdag 5 juni geaccepteerd bij een Brits postkantoor, ging via het depot in Exeter en de internationale hub in Coventry, en bereikte Nederland op donderdag 11 juni fysiek. Tot zover gaat alles goed.

Dan, binnen enkele minuten, vertellen drie regels het hele verhaal:

• 07:21, Zending ontvangen, Nederland. Het pakket is op Nederlandse bodem.
• 07:28, Unable to Export – Return to Sender. De Nederlandse douane geeft het niet vrij.
• 07:34, Uw zending bevindt zich bij de douane in het land van bestemming.

Vanaf daar komt het niet naar ons, het gaat terug. Op 22 juni, elf dagen later, staat er nog steeds "Item Leaving the UK." Drie weken na verzending zwerft de EMM door het netwerk op weg naar huis, en de reparatie is nog niet eens begonnen.

Waarom de gewone post vastloopt aan de grens

Een nationale postdienst is gebouwd om brieven en privépakketjes te vervoeren. Hij is niet gebouwd om een commercieel artikel, een repareerbare elektronische motormodule met een reële aangegeven waarde, in de Europese Unie te importeren. Wanneer uw EMM van buiten de EU bij de Nederlandse douane aankomt, heeft de grens een specifieke set documenten nodig:

• Een handelsfactuur met de goederen, de reden van export (reparatie en retour) en de aangegeven waarde.
• De juiste goederen- / HS-code voor een elektronische regelmodule.
• Een geadresseerde die te koppelen is aan een importeur, met de juiste douaneregeling (tijdelijke invoer voor reparatie in plaats van een permanente verkoop).

Wanneer u het pakket over de balie van een postkantoor afgeeft, wordt niets daarvan aangemaakt. De douaneaangifte is hooguit een klein CN22/CN23-sticker met een regel of twee. De Nederlandse douane ziet een ongedocumenteerde commerciële zending, weigert de inklaring, en de standaardactie is die uit de tracking hierboven: retour afzender. Niemand belt u. Niemand vraagt om de ontbrekende papieren. Het keert simpelweg om.

Nederland bereiken is het makkelijke deel. Door de douane komen is het moeilijke deel, en dat is precies wat de gewone post niet voor u doet.

Waarom DHL Express dit probleem niet heeft

DHL Express is net zozeer een douane-expediteur als een koerier. Wanneer u uw EMM via onze DHL Express-service naar ons verstuurt, worden de handelsfactuur, de aangegeven waarde, de goederencodes en de douaneregeling voor reparatie-en-retour allemaal voorbereid voordat het pakket ook maar in beweging komt. De zending reist als een correct aangegeven commerciële zending, dus als ze de Nederlandse grens bereikt, ontbreekt er niets dat haar tegenhoudt.

Het praktische verschil voor u:

Wat echt het verschil maakt: iemand die aan de bel trekt

Papierwerk is maar de helft. De andere helft is wat er gebeurt als een zending vastloopt, en hier zit het echte verschil.

Hardware Care heeft een vaste accountmanager bij DHL. Als een pakket ooit bij de grens wordt bevraagd, voor een document wordt aangemerkt of om wat voor reden dan ook wordt vastgehouden, blijft het niet stil liggen. Het wordt geëscaleerd naar een persoonlijke contactpersoon die ons account kent, en tussen DHL en ons team wordt het opgelost terwijl de zending nog onderweg is, meestal voordat de klant het zelfs merkt.

Een nationale postdienst biedt zoiets niet. Bij Royal Mail, PostNL, USPS en de rest is er geen accountmanager en niemand om te bellen. Wanneer hun systeem uw pakket niet kan inklaren, wordt er niet aan de bel getrokken en komt er geen mens tussenbeide. De standaardactie is het simpelweg naar u terugsturen, precies zoals de tracking hierboven laat zien. Tegen de tijd dat u doorhebt dat er iets mis is, is de EMM alweer op weg naar huis.

Met DHL Express via ons trekt een probleem aan de bel en wordt het opgelost. Met de gewone post wordt een probleem gewoon een pakket dat naar u terugkomt.

En verzenden binnen de EU?

Verstuurt u vanuit de Europese Unie, dan zijn er helemaal geen douaneformaliteiten, dus bent u vrij om de getrackte, verzekerde vervoerder te gebruiken die u het beste uitkomt: DPD, PostNL, DHL, UPS of een lokaal equivalent. Het grensprobleem hierboven geldt alleen voor pakketten die van buiten de EU komen, waar inklaring verplicht is. Waag daarvoor alstublieft geen gewone post.

Hoe u uw EMM veilig verstuurt

1. Lever hem niet in bij het postkantoor. Een nationale postdienst kan de douanedocumenten die een EU-invoer vereist niet aanmaken.
2. Gebruik onze DHL Express-service. Wij stellen de handelsfactuur en douanepapieren op zodat de zending als reparatie-en-retour door de grens komt.
3. Verpak hem stevig in een kleine, stevige doos en geef hem af bij DHL, of boek een ophaalservice aan de deur.
4. Volg hem van deur tot deur, doorgaans 2–3 werkdagen naar onze werkplaats, volledig verzekerd.

De klant van wie u de tracking hierboven zag, kreeg zijn EMM uiteindelijk terug in het VK, herverpakte hem en stuurde hem opnieuw, deze keer met DHL Express. Hij kwam zonder problemen door de douane en lag binnen enkele dagen op onze werkbank. Bespaar uzelf de verloren drie weken en doe het de eerste keer meteen goed.

Zie onze verzendgids voor het volledige stappenplan, gebruik de kostencalculator voor een live DHL Express-tarief in beide richtingen, of neem contact met ons op en wij regelen de verzending voor u.